Hoe krijg ik mijn werk logischer, efficiënter en haalbaarder ingedeeld? Over die (en meer werkgerelateerde) vragen schreef Rick Pastoor het boek ‘Grip’.
Het boek ligt sinds deze week in de winkel, en speciaal voor LINDAnieuws geeft Rick alvast een deel van een hoofdstuk weg. (Psst.. wij spraken Rick ook al over zijn boek. Lees dat interview hier.)
In Hoofdstuk 4 heb je kennisgemaakt met de wekelijkse review. Hiermee blik je terug op de afgelopen week. Maar voor een terugblik die verder gaat, zal het je vermoedelijk in je drukke werkweek aan tijd ontbreken. Laat staan dat je zomaar de tijd neemt om jezelf uitdagende doelen te stellen voor het komende jaar. Een jaarlijkse review is hiervoor de perfecte oplossing. In dit hoofdstuk laat ik je zien hoe je veel meer uit je jaar kunt halen door enerzijds uitgebreid terug te blikken en anderzijds een plan voor het komende jaar te formuleren.
Chris Guillebeau, een Amerikaanse auteur, blogger en wereldreiziger, bracht me op het idee. Hij beschreef op zijn blog de basis voor een ‘yearlyreview’. Ik volgde zijn opzet en blikte in 2014 voor het eerst uitgebreid terug op mijn jaar. Sindsdien heb ik elk jaar zo’n review gedaan, met groot effect. Om je een idee te geven:
• Ik besloot in welke richting ik me op mijn werk wilde ontwikkelen, zocht daar een cursus bij en veranderde de inhoud van mijn baan
• Ik besloot hoe ik mijn team bij Blendle wilde vormgeven en bedacht welke veranderingen ik daarvoor moest doorvoeren
• Ik bedacht en begon een project om een jaar lang een dagelijkse nieuwsbrief te sturen
• Ik maakte plannen om meer te sporten, gitaar te spelen en meer presentaties te geven
• Ik besloot om een jaar geen Netflix te kijken en hield daardoor gigantisch veel tijd over voor andere dingen
• Ik investeerde in familie en vrienden door initiatief te nemen voor gezamenlijke activiteiten: een dag zeilen met mijn moeder, bijvoorbeeld.
Kortom: met een tijdsinvestering van een paar uur bereik je met een jaarlijkse review resultaten die je bijblijven. Een eenvoudige rekensom, lijkt me. Ik ga je laten zien hoe je dit aanpakt.
Zoals je wekelijkse review bestaat uit een terug- en vooruitblik, is dat bij je jaarlijkse review ook het geval, maar daarmee houdt de vergelijking meteen op. In je jaarlijkse review denk je na over totaal andere dingen. Van de korte termijn verleg je je blik nu naar de lange termijn. Je neemt de tijd om in grote lijnen na te denken over het verloop van de afgelopen twaalf maanden, en om vrijuit te dromen over de dingen die je in het komende jaar graag zou willen doen. De uitkomst? Bruikbare aantekeningen over het jaar dat achter je ligt en een lijst met ideeën voor het komende jaar.
Dat maakt niet uit. Je kunt op elk moment besluiten om het afgelopen jaar onder de loep te nemen en het komende jaar te verkennen. Het is vooral belangrijk om er voldoende tijd voor te reserveren: ik kom tot de beste uitkomst als ik twee volle dagen achter elkaar de tijd kan nemen om in alle rust terug te kijken en nieuwe plannen te maken. De dagen tussen kerst en oudejaarsdag vind ik zelf heel prettig, anderen prefereren het einde van hun voorjaars- of zomervakantie. Maar eigenlijk is elk moment in het jaar geschikt. Hoe meer tijd je hebt, hoe beter het is, maar ik heb ook gezien dat je al in één dagdeel een enorme slag kunt slaan. Wil je alles uit dit hoofdstuk halen? Reserveer dan voor je verder leest ergens in de komende maand in elk geval een halve dag in je agenda voor je jaarlijkse review.
Voor we beginnen: wat levert deze tijdsinvestering je precies op?
• Een overzicht met de hoogte- en dieptepunten van het afgelopen jaar
• Een lijst met concrete doelen voor de komende drie maanden (ik leg je straks uit waarom ik kies voor een tijdlijn van drie maanden en niet van een heel jaar)
• Een verzameling ideeën die je in de loop van het jaar opnieuw kunt gebruiken
Maak je geen zorgen als dit je te ambitieus in de oren klinkt, we werken hier stap voor stap naartoe.
Lees ook
Het geheim van slim werken: zo ga je het beste om met de voortdurende stroom van afspraken
JE AGENDA
Je agenda is heilig. Dus ook je terugblik op afgelopen jaar begint bij je agenda. Neem je agenda van het afgelopen jaar week voor week door. Alle grote, opvallende gebeurtenissen en activiteiten noteer je op twee losse lijsten, inclusief de bijbehorende maand. Ik vind het zelf prettig om deze lijsten digitaal te hebben, maar kies een vorm die je prettig vindt. Een notitieboek is ook een prima optie. De eerste lijst: met welke activiteiten ben je blij? Waar ben je trots op? De tweede lijst bevat werkzaamheden en activiteiten waar je juist geen goed gevoel aan overgehouden hebt. Je zult er versteld van staan hoeveel informatie je in je agenda kunt terugvinden. En vooral: hoeveel je ondertussen alweer vergeten bent.
JE FOTO’S
We hebben inmiddels allemaal een goede camera op onze telefoon en daarmee maken we graag foto’s van belangrijke momenten. Blader eens door je foto’s van het afgelopen jaar en voeg je gedachten erover toe aan de lijsten met positieve of negatieve herinneringen.
JE DAGBOEK
Houd je een dagboek bij? Blader daar dan ook doorheen. De blokjes in je agenda laten niet zien hoe je je op die dag voelde, en een dagboek kan een zeer waardevolle aanvulling zijn. Je kunt ook je berichten op sociale media scannen op bijzondere momenten. Hoe meer je door het jaar heen vastlegt, en dat kan ultrakort, hoe rijker je terugblik zal zijn.
In je terugblik mogen je doelen van het afgelopen jaar niet ontbreken. Is dit je eerste review, dan is de kans natuurlijk groot dat je deze doelen nog niet tevoorschijn kunt toveren. Dat is geen probleem. Als alternatief kun je een paar zinnen formuleren over wat je in het afgelopen jaar had willen bereiken en waarom dat je wel of niet gelukt is.
Had je al wel doelen geformuleerd? Dan is dit het moment om op deze doelen terug te blikken. Open een nieuwe pagina of pak een nieuw vel papier. Bepaal per doel of je het hebt weten af te ronden. Het werkt voor mij goed om daar direct al wat aantekeningen bij te maken: Heb ik het doel bereikt of niet? Heb ik er alles aan gedaan om dit doel te halen? Ben ik dit doel gedurende het jaar uit het oog verloren? Hoe kwam dat?
Je hebt nu drie lijsten: eentje met je positieve herinneringen, eentje met je negatieve herinneringen, en een lijst waarop je je doelen van afgelopen jaar evalueert.
Nu is het tijd om nog een stap verder te gaan. De afgelopen jaren heb ik gemerkt hoe fijn het is om op een aantal specifieke onderdelen van mijn leven wat diepgaander terug te blikken. Ik raad je aan dat ook te doen in je jaarlijkse review. Het is uiteraard aan jou om aan onderstaande lijst categorieën toe te voegen, of juist om er een aantal weg te laten.
Dit zijn de categorieën die ik gebruik:
• Werk
• Relatie & gezin
• Familie
• Vrienden
• Gezondheid
• Spiritueel
• Vaardigheden
• Sideprojects
• Plezier
• Geld – Inkomen
• Geld – Sparen
• Geld – Geven
Begin op een nieuwe lege pagina en maak kopjes voor de verschillende categorieën. Kijk nu eens per categorie terug op het afgelopen jaar en noteer je gedachten. Per categorie kun je jezelf het volgende afvragen:
• Wat heb ik gedaan?
• Wat heb ik juist niet gedaan?
• Waar ben ik blij mee en waarmee juist niet?
• Wat heeft me enorm veel energie opgeleverd? En wat juist niet?
Werk per categorie je antwoorden en gedachten uit. Deze waardevolle inzichten zullen je helpen betere plannen te maken voor het komende jaar.
Zoom vervolgens uit. Pak de lijsten met hoogtepunten van het afgelopen jaar er nog eens bij en omschrijf wat je gevoel is bij de verschillende kwartalen van het afgelopen jaar. Dat kunnen een paar zinnetjes zijn met wat je is bijgebleven of wat je conclusie is. Deze stap helpt je om te zien of er een bepaald deel van je jaar in positieve of negatieve zin boven de rest uitsteekt. Is er iets wat je specifiek opvalt? Waar ben je trots op? Een kwartaalevaluatie kan er dan als volgt uitzien:
• Q1: Nieuwe start gemaakt met planmatig werken en minder tijd besteden aan niet-belangrijke zaken. Enorme vooruitgang ge- boekt daarmee. Achteraf had ik graag een weekje vakantie geboekt in deze maanden. Ik had ook meer boeken willen lezen.
• Q2: Heerlijke vakantie gehad, timing was precies goed. Had mijn werk wel wat beter kunnen overdragen. Wielrennen weer opgepakt, door de zachte winter ging dat prima. Ik had drie grote projecten op mijn werk, waarvan ik er twee (een nieuwe marketing- campagne en het lanceren van een nieuwe app) met veel succes en op tijd heb kunnen afronden. Had mijn vrienden meer willen zien dit kwartaal. Nieuw terras aangelegd.
• Q3: Heb me maar nauwelijks aan mijn gestelde doelen gehouden in deze maanden. Veel tijd op ons nieuwe terras doorgebracht. Ongelofelijk van genoten. Hard gewerkt.
• Q4: Eindelijk de garage opgeruimd, een klus die al zo lang op mijn lijstje stond. Voelde me deze maanden verder niet zo fit. Veel moe, vroeg naar bed gegaan. Het weer hielp niet mee. Heb veel gehad aan de feedback die ik van mijn leidinggevende kreeg, fijn om direct een aantal aanpassingen te kunnen doen in mijn werk.
Dit zijn stuk voor stuk belangrijke inzichten die je helpen bij het maken van een planning voor komend jaar.
De laatste stap: nu je achtereenvolgens hebt teruggeblikt op de hoogte- en dieptepunten van je jaar, de doelen die je jezelf had gesteld, de verschillende categorieën en de vier kwartalen, schrijf je een eindconclusie in een paar zinnen. Hoe vond je afgelopen jaar gaan? Ben je tevreden? Zijn er dingen die je geweldig vond of die je juist zwaar vielen?
Terugblikken op je jaar is niet alleen heel goed om te doen (want door het terugblikken zul je ook meteen zin hebben om aanpassingen door te voeren), het laat je ook momenten herbeleven. In mijn geval ben ik me dankzij deze terugblik weer extra bewust van de mooie dingen die ik in het afgelopen jaar heb meegemaakt.
Rick Pastoor (@rickpastoor), head of product bij @BlendleNL, schreef een overzichtelijk en toegankelijk handboek over 'slim werken'. Ik sprak hem deze week namens @LINDAnieuws en vroeg hem om 4 tips. https://t.co/IgA6ZUL8dv
— Erik van Dam (@erikvandamnl) January 18, 2019
Benieuwd hoe een jaarlijkse review kan leiden voor een betere indeling van je jaar door middel van het jaarplan dat in het begin wordt genoemd? Het boek Grip ligt vanaf deze week in de winkel. Benieuwd wat Rick zelf over zijn boek heeft te zeggen? Lees dan ons interview met de auteur.
